Acordo de Processamento de Dados (DPA)

1. Escopo e instruções

A empresa cliente controla os dados inseridos no CRM. A Automanexia os processa para armazenamento, organização, mensageria, agenda, automações e recursos de IA, conforme instruções documentadas e o contrato.

2. Obrigações da operadora

• Tratar dados somente para prestar o serviço e cumprir a lei.
• Manter confidencialidade, acesso mínimo e medidas técnicas e administrativas adequadas.
• Auxiliar a controladora, dentro do escopo técnico contratado, em direitos dos titulares, segurança e avaliações de impacto.
• Informar se uma instrução aparentar violar a legislação aplicável.

3. Subprocessadores

A controladora autoriza os subprocessadores publicados em /subprocessadores. Alterações materiais serão comunicadas antes de entrarem em vigor, com meio razoável para objeção fundamentada.

4. Incidentes

Após confirmar incidente que afete dados tratados em nome da controladora, a Automanexia a notificará sem demora indevida e buscará fazê-lo em até 24 horas, fornecendo informações disponíveis e complementando-as progressivamente.

5. Transferência internacional

Transferências internacionais dependerão de mecanismo válido conforme a LGPD e a Resolução CD/ANPD nº 19/2024. Este DPA não declara como celebrada uma cláusula ou certificação que ainda não tenha sido documentalmente confirmada.

6. Anexo I — Categorias de dados, titulares e duração

Titulares: os clientes finais da empresa contratante (cujos dados ela insere no CRM); os usuários da plataforma (sócios e funcionários da empresa contratante com acesso ao sistema); e a própria empresa contratante, como pessoa jurídica.

• Dados do cliente final: nome, telefone, WhatsApp, e-mail, data de nascimento, gênero, endereço, observações em texto livre e o conteúdo das conversas. Há coluna cifrada para CPF, mas nenhum caminho de coleta a preenche nesta versão.
• Dados do usuário da plataforma: e-mail e credenciais (Supabase Auth), papel de acesso e registro de auditoria das ações realizadas.
• Dados da empresa contratante: razão social, nome fantasia, CNPJ, telefone, e-mail, endereço e redes sociais informadas no cadastro.
• Registros técnicos vinculados a pessoa: logs de auditoria com dado antes/depois, log de acesso a dado sensível (IP mascarado em /24, user-agent em hash), e o payload bruto recebido do WhatsApp — este último com duração própria, ver a matriz referenciada abaixo.
• Finalidades: armazenamento, organização, mensageria, agenda, automações e recursos de IA, conforme instruções documentadas da controladora e o contrato — nenhuma finalidade própria da Automanexia sobre o dado do cliente final.
• Dado de saúde do paciente, quando contratado o módulo de acompanhamento: conteúdo das notas clínicas, o histórico de suas revisões e o registro de quem as leu — categoria com regime próprio, tratada no Anexo III.
• Duração: a matriz completa por categoria, com prazo e fundamento legal, é mantida pela Operadora e fornecida ao Controlador mediante solicitação.

7. Término do tratamento

O procedimento de devolução, exportação, retenção e eliminação precisa refletir capacidades reais e a matriz de retenção aprovada. Até essa definição, não há promessa de exportação integral em 15 dias nem de expurgo automático após inadimplência.

8. Anexo II — Segurança, retenção, auditoria e assistência

• Segurança: isolamento por organização (chave estrangeira composta e RLS ENABLE+FORCE em toda tabela multiempresa, com gatilho que impede troca de empresa), autorização por papel, cifragem de credenciais de integração (AES-256-GCM, chave fora do banco), auditoria de ações privilegiadas e limitação de taxa. Nenhum controle elimina integralmente o risco.
• Retenção: conforme o Anexo I — prazo por categoria e finalidade, com suspensão seletiva por legal hold quando houver litígio ou investigação.
• Auditoria: toda ação sobre dado sensível (leitura, exportação, eliminação) grava quem acessou, quando e com que finalidade legal, com identificador do solicitante e do titular afetado.
• Assistência à controladora: dentro do escopo técnico contratado, a Automanexia auxilia em pedidos de direitos dos titulares, comunicação de incidentes e informações necessárias a avaliações de impacto — a assistência não substitui a responsabilidade da controladora por decidir a resposta ao titular.

9. Anexo III — Tratamento de dado de saúde no módulo de acompanhamento

Este anexo aplica-se somente ao contratante do módulo de acompanhamento — clínica, consultório ou profissional de saúde — e regula o tratamento de dado pessoal sensível de saúde que a operadora realiza em nome dele. Vigora enquanto o módulo estiver contratado, e complementa os Anexos I e II sem substituí-los.

O controlador define finalidades e meios do tratamento. A operadora o executa conforme instruções documentadas do controlador, sem utilizar os dados para fins próprios.

• Base legal: hipóteses do art. 11 da LGPD — consentimento do titular, quando aplicável, e tutela da saúde em procedimento realizado por profissionais de saúde ou serviços de saúde.
• Finalidades: apoiar o atendimento e a organização de informações clínicas em ambiente de CRM; permitir a exportação para o sistema oficial do controlador; e apoiar a redação de notas clínicas com inteligência artificial, sem substituir a decisão profissional.
• Confidencialidade no suporte: a operadora não acessa conteúdo clínico para suporte ou manutenção. O módulo está fora das ferramentas internas de operação da plataforma, e não há caminho de acesso do suporte ao conteúdo clínico a ser autorizado caso a caso.
• Segurança: as medidas do Anexo II, acrescidas da compartimentação por profissional — a leitura compartilhada é liberada pelo controlador paciente a paciente —, da auditoria de cada leitura de conteúdo clínico e da preservação do histórico de revisões da nota contra exclusão.
• Direitos dos titulares: o controlador assegura acesso, correção, exclusão, anonimização, portabilidade e revogação do consentimento. A operadora o auxilia dentro do escopo técnico contratado, inclusive pela anonimização, que redige o conteúdo das notas e elimina o histórico de revisões.
• Retenção: regime comum de CRM, e não o da Lei nº 13.787/2018. Aplicam-se os prazos do Anexo I, e o controlador pode solicitar eliminação ou anonimização antes deles.
• Término: encerrado o uso do módulo, a operadora devolve os dados pela exportação para o sistema oficial do controlador, ou os anonimiza, conforme a instrução que ele der.
• Prontuário oficial: este anexo não altera a responsabilidade do controlador pelo prontuário oficial. O módulo é ferramenta auxiliar e não substitui sistema oficial de saúde.