Acordo de Processamento de Dados (DPA)

1. Escopo e instruções

A empresa cliente controla os dados inseridos no CRM. A Automanexia os processa para armazenamento, organização, mensageria, agenda, automações e recursos de IA, conforme instruções documentadas e o contrato.

2. Obrigações da operadora

• Tratar dados somente para prestar o serviço e cumprir a lei.
• Manter confidencialidade, acesso mínimo e medidas técnicas e administrativas adequadas.
• Auxiliar a controladora, dentro do escopo técnico contratado, em direitos dos titulares, segurança e avaliações de impacto.
• Informar se uma instrução aparentar violar a legislação aplicável.

3. Subprocessadores

A controladora autoriza os subprocessadores publicados em /subprocessadores. Alterações materiais serão comunicadas antes de entrarem em vigor, com meio razoável para objeção fundamentada.

4. Dados do WhatsApp Business Solution

• Finalidade: a controladora instrui a operadora a tratar os dados recebidos pelo WhatsApp somente para prestar o serviço contratado; a operadora não os usa para finalidade própria.
• Vedações: a operadora não vende, licencia nem compartilha esses dados com terceiros não autorizados, não monta nem enriquece perfis de pessoas usuárias do WhatsApp e não os usa para treinar, desenvolver ou melhorar modelos de aprendizado de máquina ou inteligência artificial; a controladora não pode instruí-la a fazê-lo, por decorrerem dos termos da Meta.
• Provedor de IA: na chave própria (BYOK), o conteúdo enviado ao provedor é tratado sob o contrato da controladora com ele, e cabe à controladora escolher conta cujos termos vedem o uso para treinamento. Na IA Oficial, escolhida expressamente pela controladora, a operadora contrata o Google Cloud (Vertex AI) como suboperador, sob termos que vedam o uso do conteúdo para treinamento, e a controladora paga cada uso da IA Oficial conforme a quantidade de texto processada (tokens), com os créditos de consumo.
• Termos da Meta: a controladora mantém o aceite direto dos termos da Meta e do WhatsApp e a administração legítima dos ativos conectados; a operadora não aceita esses termos em nome dela.
• Suspensão: a determinação, limitação ou suspensão do canal pela Meta é cumprida pela operadora sem obrigação de apagar dado sujeito a retenção, que segue o Anexo I.
• Aplicativo WhatsApp Business no mesmo número: quando a controladora conecta número que continua em uso no aplicativo do celular, a operadora grava na conversa as mensagens que a equipe da controladora envia pelo aplicativo e, se a controladora autorizar o compartilhamento no próprio aplicativo, o histórico das conversas individuais dos seis meses anteriores, solicitado à Meta a cada conexão do número. O histórico entra lido e, quando cria a conversa, encerrado; não é lido pela inteligência artificial, não passa pela triagem de dado de saúde e não dispara automações nem mensagens; arquivos do aplicativo não são baixados; a agenda de contatos do celular não é armazenada; e, do desligamento do número informado pela Meta, a operadora registra apenas o código do evento, o motivo, quem o iniciou e a data. Cabe à controladora decidir sobre o compartilhamento do histórico, ter base legal para tratá-lo no CRM e informar seus clientes finais sobre esse tratamento.

5. Incidentes

Após confirmar incidente que afete dados tratados em nome da controladora, a Automanexia a notificará sem demora indevida e buscará fazê-lo em até 24 horas, fornecendo informações disponíveis e complementando-as progressivamente.

6. Transferência internacional

Transferências internacionais dependerão de mecanismo válido conforme a LGPD e a Resolução CD/ANPD nº 19/2024. Este DPA não declara como celebrada uma cláusula ou certificação que ainda não tenha sido documentalmente confirmada.

7. Anexo I: Categorias de dados, titulares e duração

Titulares: os clientes finais da empresa contratante (cujos dados ela insere no CRM); os usuários da plataforma (sócios e funcionários da empresa contratante com acesso ao sistema); e a própria empresa contratante, como pessoa jurídica.

• Dados do cliente final: nome, telefone, WhatsApp, e-mail, data de nascimento, gênero, endereço, observações em texto livre e o conteúdo das conversas, inclusive as mensagens enviadas pela equipe da contratante pelo aplicativo WhatsApp Business conectado ao mesmo número e o histórico importado desse aplicativo, quando autorizado. Há coluna cifrada para CPF, mas nenhum caminho de coleta a preenche nesta versão.
• Dados do usuário da plataforma: e-mail e credenciais (Supabase Auth), papel de acesso e registro de auditoria das ações realizadas.
• Dados da empresa contratante: razão social, nome fantasia, CNPJ, telefone, e-mail, endereço e redes sociais informadas no cadastro.
• Registros técnicos vinculados a pessoa: logs de auditoria com dado antes/depois, log de acesso a dado sensível (IP mascarado em /24, user-agent em hash), e o payload bruto recebido do WhatsApp (com duração própria, conforme matriz referenciada abaixo).
• Finalidades: armazenamento, organização, mensageria, agenda, automações e recursos de IA, conforme instruções documentadas da controladora e o contrato, sem finalidade própria da Automanexia sobre o dado do cliente final.
• Dado de saúde do paciente, quando contratado o módulo de acompanhamento: conteúdo das notas clínicas, o histórico de suas revisões e o registro de quem as leu (categoria com regime próprio, tratada no Anexo III).
• Duração: a matriz completa por categoria, com prazo e fundamento legal, é mantida pela Operadora e fornecida ao Controlador mediante solicitação.

8. Término do tratamento

O procedimento de devolução, exportação, retenção e eliminação precisa refletir capacidades reais e a matriz de retenção aprovada. Até essa definição, não há promessa de exportação integral em 15 dias nem de expurgo automático após inadimplência.

9. Anexo II: Segurança, retenção, auditoria e assistência

• Segurança: isolamento por organização (chave estrangeira composta e RLS ENABLE+FORCE em toda tabela multiempresa, com gatilho que impede troca de empresa), autorização por papel, cifragem de credenciais de integração (AES-256-GCM, chave fora do banco), auditoria de ações privilegiadas e limitação de taxa. Nenhum controle elimina integralmente o risco.
• Retenção: conforme o Anexo I, observando prazos por categoria e finalidade, com suspensão seletiva por legal hold em caso de litígio ou investigação.
• Auditoria: toda ação sobre dado sensível (leitura, exportação, eliminação) grava quem acessou, quando e com que finalidade legal, com identificador do solicitante e do titular afetado.
• Assistência à controladora: dentro do escopo técnico contratado, a Automanexia auxilia em pedidos de direitos dos titulares, comunicação de incidentes e informações necessárias a avaliações de impacto; a assistência técnica não substitui a responsabilidade da controladora por decidir a resposta ao titular.

10. Anexo III: Tratamento de dado de saúde no módulo de acompanhamento

Este anexo aplica-se somente ao contratante do módulo de acompanhamento (clínica, consultório ou profissional de saúde) e regula o tratamento de dado pessoal sensível de saúde que a operadora realiza em nome dele. Vigora enquanto o módulo estiver contratado, e complementa os Anexos I e II sem substituí-los.

O controlador define finalidades e meios do tratamento. A operadora o executa conforme instruções documentadas do controlador, sem utilizar os dados para fins próprios.

• Base legal: hipóteses do art. 11 da LGPD, compreendendo consentimento do titular, quando aplicável, e tutela da saúde em procedimento realizado por profissionais de saúde ou serviços de saúde.
• Finalidades: apoiar o atendimento e a organização de informações clínicas em ambiente de CRM; permitir a exportação para o sistema oficial do controlador; e apoiar a redação de notas clínicas com inteligência artificial, sem substituir a decisão profissional.
• Confidencialidade no suporte: a operadora não acessa conteúdo clínico para suporte ou manutenção. O módulo está fora das ferramentas internas de operação da plataforma, e não há caminho de acesso do suporte ao conteúdo clínico a ser autorizado caso a caso.
• Segurança: as medidas do Anexo II, acrescidas da compartimentação por profissional (com leitura compartilhada liberada pelo controlador paciente a paciente), da auditoria de cada leitura de conteúdo clínico e da preservação do histórico de revisões da nota contra exclusão.
• Direitos dos titulares: o controlador assegura acesso, correção, exclusão, anonimização, portabilidade e revogação do consentimento. A operadora o auxilia dentro do escopo técnico contratado, inclusive pela anonimização, que redige o conteúdo das notas e elimina o histórico de revisões.
• Retenção: regime comum de CRM, e não o da Lei nº 13.787/2018. Aplicam-se os prazos do Anexo I, e o controlador pode solicitar eliminação ou anonimização antes deles.
• Término: encerrado o uso do módulo, a operadora devolve os dados pela exportação para o sistema oficial do controlador, ou os anonimiza, conforme a instrução que ele der.
• Prontuário oficial: este anexo não altera a responsabilidade do controlador pelo prontuário oficial. O módulo é ferramenta auxiliar e não substitui sistema oficial de saúde.